A Secretária de Saúde de Santa Catarina fez um levantamento que revela que cerca de 30% dos pacientes, em média, faltam nas consultas, exames ou cirurgias agendadas todos os anos no Estado. A ausência em consultas se estende por consultórios em todo o país, acarretando em equipes médicas ociosas, além de consideráveis perdas financeiras para o estabelecimento.

Uma forma de evitar essa taxa de faltas é com mensagens de confirmação de consulta, que permitem entrar em contato com os pacientes com antecedência. Diminuindo consideravelmente as taxas de faltas que tanto prejudicam a clínica médica.

Muitas vezes, o colaborador responsável pela marcação e confirmação está sobrecarregado com outras demandas, e acaba não conseguindo fazer a confirmação. Por isso, investir em um sistema de confirmação de consulta pode ser a solução.

Mas, afinal, o que é um sistema de confirmação de consulta?

Um sistema de confirmação de consulta nada mais é do que um software tecnológico que automatiza o processo de envio de mensagem de confirmação de consulta. Ou seja, é capaz de enxergar a agenda da clínica e enviar automaticamente um lembrete da consulta pedindo confirmação.

Assim, é possível saber com antecedência se haverá desistências, a tempo de remarcar outro paciente no horário em questão. Afinal, muitas pessoas quando marcam a consulta acabam fazendo isso com antecedência e esquecem, e o lembrete ajuda a lembra-las e preverem se conseguem ou não ir até a clínica ou consultório.

Quais os benefícios do sistema de confirmação de consulta?

A primeira e mais evidente vantagem é a redução na taxa de faltas. Os pacientes muitas vezes deixam de ir na consulta por esquecimento, e quando é lembrado com antecedência isso acaba não ocorrendo, diminuindo a taxa de ausências nas consultas e evitando que os médicos fiquem ociosos.

O Jornal de Taibah, da University Medical Sciences, que fica na Arábia Saudita, divulgou uma pesquisa que revelava que o sistema de confirmação de consultas por mensagem ajudou as clínicas a reduzirem em até 45% das faltas dos pacientes. Um bom aumento de comparecimento, não é mesmo?

A mensagem de confirmação também tem outra vantagem para os pacientes, que quando lembrados, conseguem se preparar melhor para a consulta. Reunindo os exames a serem levados na consulta ou pedindo dispensa no trabalho, por exemplo.

O sistema também facilita o dia a dia das recepcionistas. Que acabam não precisando entrar em contato com os pacientes, economizando tempo, e podendo se concentrar em outras tarefas também importantes. Assim, otimiza o tempo dos funcionários, e os permite fazer outras funções que levam tempo, aprimorando o serviço prestado pela clínica.

A ideia é que se concentrem em funções que demandam mais tempo e trazem um maior resultado, melhorando as ações da clínica.

Vale lembrar que o envio de mensagem também pode ajudar na fidelização dos pacientes. Isso porque ao enviar o SMS para confirmação de consulta, demonstra certa atenção aos pacientes, ajudando na construção de uma imagem positiva para a clínica.

Como escolher o sistema?

O primeiro passo para escolher um software de gestão que contenha essa ferramenta, é optar por um modelo que tenha acesso aos dados cadastrais dos pacientes e a agenda da clínica, para poder gerar as mensagens para os pacientes certos, seja por WhatsApp ou SMS. Para não ter problemas de recebimento das mensagens, o ideal é enviar para mais de uma ferramenta, garantindo o recebimento e leitura do conteúdo.

Outra vantagem é optar por um sistema que permita personalizar as mensagens, para que a clínica envie um lembrete adequado a sua especialização. Ótima opção para clínicas com mais de um médico ou especializada, por exemplo.

Opte também por um sistema em nuvem que permita o acesso de qualquer computador, tablet ou celular com acesso a internet. Podendo ser atualizado em tempo integral, ao alcance das mãos e possibilitando alterações na agenda rapidamente. Assim, todos os envolvidos são informados ao mesmo tempo, evitando falhas de comunicação entre a equipe.

Não esqueça de procurar por um sistema que já esteja adequado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ou seja, com todas as solicitações de tratamento de dados pessoais, identificação de dados sensíveis e autorização para envio de mensagens. E segurança para proteger esses dados.

Além da confirmação de consultas que já é um grande diferencial facilitador para quem faz a gestão das agendas, o envio automático de mensagem também pode ser uma boa sacada de marketing para a sua clínica.

O sistema de mensagens automáticas também pode ser configurado para avisar os pacientes que está na hora de retornar ao consultório para o acompanhamento médico periódico, trazendo maior movimentação para sua clínica.

Além disso, você pode programar as mensagens automáticas para enviar mensagens de aniversário, natal ou ano novo, por exemplo, demostrando sua atenção com os pacientes, fator que acaba fidelizando os pacientes e garante um melhor relacionamento com eles.

Afinal, a atenção, seja na lembrança do retorno médico ou em uma data comemorativa mostra o cuidado com os pacientes, característica muito procurada em clínicas médicas, já que costuma ser o tipo de serviço que acaba lidando com as pessoas em momentos muitas vezes bem delicado.

MEDX é a ferramenta que você procura

Para quem está em busca de uma boa ferramenta de sistema de envio de mensagem de confirmação de consulta precisa conhecer o MEDX. O MEDX é uma plataforma de computação em nuvem voltada para otimizar o tempo do médico e modernizar os processos de atendimento dentro do consultório ou clínica.

A ferramenta conta com integração automática a serviço de envio de torpedos (SMS). Com um clique de botão você envia lembretes de confirmação de consultas para toda a sua agenda, poupando tempo da sua equipe.

Para quem quiser conhecer o sistema utilizado por mais de 10.000 médicos, é possível experimentar por 30 dias grátis.

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