Afinal, quais devem ser as funções de uma secretária médica ideal?

Se você é dono de clínica, consultório médico ou hospital, ou é uma secretária, conheça algumas atribuições que são de uma secretária.

Você verá que o trabalho de uma secretária médica envolve mais que agendamentos e atendimento de telefone ou outros canais. Acompanhe este artigo e veja mais sobre este assunto!

A importância da secretária médica

A secretária médica é um elo estratégico entre o estabelecimento e o paciente.

Se ela for preparada adequadamente para sua função, com certeza, fará a diferença na relação entre a clínica, os pacientes e donos do estabelecimento.

A secretária médica além de ajudar a construir uma jornada positiva do paciente com a clínica, ainda consegue fazer algumas atribuições essenciais para que a clínica seja mais organizada, eficiente e bem gerenciada, contribuindo para o alcance de resultados satisfatórios.

Por isso, dentre algumas funções de uma secretária médica ideal, estão algumas, a seguir.

Quais devem ser as funções de uma secretária médica ideal?

Acompanhe e aprenda mais das atribuições estratégicas da secretária médica.

Organização da clínica

A organização da clínica é uma função primordial no trabalho de uma secretária médica.

Uma boa secretária deve prezar pela organização da recepção adequada ao paciente, desde o momento de sua entrada, permanência na sala de espera, o atendimento no consultório e saída do paciente.

Isso porque isso tudo contribui para criar uma imagem positiva da clínica.

Seu trabalho, nesse âmbito, envolve:

  • Deixar o espaço físico limpo e organizado (revistas no lugar, cadeiras com espaçamento adequado etc);
  • Ambiente aconchegante;
  • Realização de pedidos de suprimentos e insumos (copos, material de limpeza, alguns tipos de medicamentos etc);

Saiba ainda que uma boa solução para esta última alternativa listada, é investir num sistema próprio, como um software especializado.

Gerenciar a agenda da clínica

Outra função da secretária médica passa pela organização ou gestão da agenda da clínica ou consultório.

Marcar, remarcar e confirmar consultas e outros procedimentos, deixar a agenda organizada, bem como direcionar os pacientes aos profissionais certos, estão entre as tarefas de uma secretária.

Além disso, a secretária deve ter o cuidado de organizar os horários para não haver atrasos no atendimento e fazer possíveis encaixes, de acordo com o atendimento das demandas da clínica ou consultório.

Para garantir uma agenda médica organizada e mais eficiente, estão estas dicas:

  • Conhecer bem a rotina e o estilo da clínica;
  • Enviar ou ativar, de modo online, os lembretes para serem enviados aos pacientes;
  • Oferecer e/ou divulgar variados canais de agendamento da clínica;
  • Conhecer melhor os pacientes;
  • Agendar consultas com intervalo de tempo entre uma e outra, levando em conta os imprevistos;
  • Adotar uma agenda digital ou online que facilite o atendimento e agendamento eficiente;

Aproveite e conheça nossa solução eficiente em agenda médica digital.

Atendimento aos pacientes

Outra função importante da secretária medica é receber os pacientes, atender às suas solicitações e oferecer uma melhor experiência para cada um que chega na clínica.

Na maioria das vezes, o atendimento ou recepção ao paciente acontece com a secretária, então, sua atenção e cordialidade, nesses momentos, são primordiais.

Dentre as dicas para um atendimento apropriado aos pacientes, estão:

  • Ter empatia;
  • Usar da delicadeza e educação na fala ou na orientação;
  • Evitar ficar dispersa ou se ater a fazer outra tarefa, enquanto presta o atendimento;
  • Organizar para não deixar o cliente esperando mais que o devido;
  • Em caso de clientes nervosos, procurar manter o controle emocional e buscar ouvir e contornar a situação da melhor forma.

Ajudar na administração da clínica

Dentre os trabalhos e funções da secretária médica, não podemos esquecer que ela é peça chave para prestar auxílio administrativo para que a clínica seja mais eficiente no uso de recursos, gestão de processos, dentre outros.

Quando nos referimos à prestação de auxílio administrativo, isso pode ir de uma programação de compras de insumo, contato com fornecedores, ajuda no controle financeiro, até outras funções e suporte mais estratégico.

Em alguns estabelecimentos, existem pessoas do setor administrativo que cuidam dessas atividades, embora a secretária, em muitos casos, fica encarregada dessas missões.

Por isso, dentre algumas de suas atribuições, estão:

  • Conciliação e pagamento de contas;
  • Controle de receita e despesa financeira;
  • Controle de estoques;
  • Organização do fluxo de caixa;
  • Ajuda na organização de treinamentos etc.

Então, estão aí algumas atribuições importantes na rotina de uma secretária médica.

Vender

Como assim, uma secretária vende? Isso mesmo. Ela é uma pessoa que está na linha de frente do consultório ou clínica médica.

Por isso, o estabelecimento deve aproveitar de sua posição para ouvir as demandas dos pacientes e, assim, que ela possa prestar as melhores informações, de modo a levar os pacientes ou pessoas que estão apenas sondando, para serem pacientes efetivos.

Então, ela deve usar dos argumentos assertivos para passar confiança na abordagem e mostrar que a clínica ou consultório tem a melhor solução para o paciente.

Gestão de convênios

A secretária médica deve conhecer os requisitos necessários para a administração dos convênios existentes entre a clínica e empresas específicas.

Então, ela deve lembrar os profissionais da clínica do prazo de vigência dos convênios, controle de atendimentos prestados, preenchimento de formulários para recebimento, organização de documentos pertinentes, dentre outros assuntos.

Prospecção, conhecimento e operação de softwares de gestão

Com tantos avanços tecnológicos e aumento da digitalização em processos de gestão e atendimento ao paciente, a secretária médica precisa prospectar e conhecer alguns sistemas de gestão para clínicas, que ajudem nas rotinas.

Com isso, a secretária pode mostrar as funcionalidades e potencial dessas ferramentas para os profissionais do estabelecimento.

Sabemos que alguns procedimentos e tarefas mais repetitivas e burocráticas podem ser feitas e controladas através de sistemas próprios.

Isso evita a perda de tempo, otimiza as rotinas, ajuda a clínica se alinhar aos regulamentos do setor de saúde, aumenta o controle interno, agiliza nas marcações e agendamentos de consultas, dentre outras oportunidades.

Pensando nisso, acesse agora nossas soluções para sua clínica, hospital ou consultório.

Para finalizar, neste post, você viu sobre quais devem ser as funções de uma secretária médica ideal.

Agora você tem todo esse acervo de conhecimentos e funções essenciais de uma secretária médica.

Fique aqui no site e acesse mais post como este. Combinado? Esperamos que este conteúdo seja útil.