O planejamento estratégico hospitalar é fundamental para manter a unidade competitiva no mercado. Saber usar as melhores estratégias é a melhor alternativa de obter sucesso e destacar o hospital em meio a concorrência.
Ter um planejamento estratégico hospitalar traz diversos benefícios para a empresa, como por exemplo economia com procedimentos, redução de custo com equipamentos e manutenção e a melhora no atendimento oferecido aos pacientes.
Os principais erros médicos que afastam os pacientes
Mas mesmo sendo algo tão importante, a maioria das pessoas não sabem o que é e nem como montar um planejamento estratégico hospitalar eficiente. É isso que nós vamos te ensinar agora.
Passos para estruturar o seu planejamento estratégico
Identifique o perfil atual do hospital
O primeiro passo para desenvolver um planejamento estratégico hospitalar eficiente é entender a situação atual do espaço. Para isso é preciso identificar problemas, destacar os pontos mais críticos e entender o quanto tudo isso afeta os resultados do hospital.
Engana-se quem pensa que apenas ter um hospital é sinal de sucesso, na verdade os custos para mantê-lo são bem altos. Por isso o retorno financeiro precisa ser compatível ou as chances de falhar são grandes.
Comece estudando cada setor separadamente e depois procure pelos problemas gerais do hospital. Não deixe de analisar a atuação e a interação entre os membros de cada equipe e nem sua relação com os pacientes. É com base nessa análise inicial que será possível criar um planejamento estratégico eficiente.
Defina os objetivos de curto e longo prazo
Agora é hora de definir qual o objetivo do hospital e as metas de curto e longo prazo. São essas metas que irão nortear a criação de cada estratégia. Por isso, reúna sua equipe e converse sobre o tema e seus objetivos.
Isso precisa estar muito claro para todos os colaboradores do hospital, afinal são eles que tem o poder de fazer acontecer. Entendendo o que é esperado de cada um fica mais simples realizar o trabalho da maneira correta e dentro das regras.
Não basta apenas ordenar as mudanças, os colaboradores precisam entender o propósito de cada regra e, se possível, se sentir parte do processo de definição. Os resultados são muito mais significativos quando cada profissional é ouvido e atendido.
Estabeleça hierarquia
Em hospitais é muito comum o problema de ego entre gerentes e coordenadores. Isso acontece porque existem falhas na definição de hierarquia do local. A solução desse tipo de problema nem sempre é simples, mas é extremamente necessário deixar claro a ordem de comando.
Comece setorizando o hospital, assim fica mais simples imaginar a organização perfeita. Depois estabeleça quem serão os responsáveis por cada um desses setores e com a ajuda dos selecionados estabeleça os demais cargos.
Com o sistema de hierarquia as chances de falha na comunicação são reduzidas e o atendimento tem melhor qualidade. Cada profissional precisa aprender a respeitar essa hierarquia e se subordinar ao seu responsável.
Crie plano de funções
Além da hierarquia é preciso deixar claro as funções de cada profissional e qual o limite do seu poder de decisão. Por exemplo, o enfermeiro precisa saber qual a sua rotina de trabalho, quando tem autonomia para tomar uma decisão e quando precisa procurar o médico responsável.
Com esse plano de funções a divisão de tarefas se torna mais simples e todos os colaboradores se sentem menos sobrecarregados. Outro benefício é saber exatamente a quem responsabilizar em caso de erro ou falha na tarefa.
Para que esse item tenha boa aceitação será preciso treinamento, nós vamos te explicar melhor sobre esse processo a seguir.
Treine seus colaboradores
Como já falamos, não basta definir as tarefas de cada colaborador, também é preciso treiná-los para que consigam manter o padrão de qualidade com o serviço.
Uma das maneiras de garantir o sucesso dessa separação de tarefas é justamente criar o planejamento juntamente com a equipe envolvida.
Também é preciso realizar treinamentos para repassar as estratégias e reforçar aquilo que ainda precisa ser melhorado. A frequência dos treinamentos deve ser definida de acordo com a necessidade de cada equipe e a quantidade de assuntos que serão abordados.
Uma vez por mês pode ser um tempo bom para equipes com muitas tarefas ou que ainda precisam de melhorias. A definição de horário pode ser feita com a equipe, e se necessário, até dividida em turmas para que o setor não fique desfalcado por muito tempo.
Crie cronogramas
Em um hospital acontecem muitos procedimentos ao mesmo tempo, desde a faxina, até a cozinha e as cirurgias. Por isso é preciso criar cronogramas para cada tipo de procedimento, como por exemplo a manutenção dos equipamentos ou a limpeza das janelas.
Assim cada profissional sabe quando precisa realizar cada processo e a frequência se torna mais adequada. Quanto aos equipamentos, a manutenção dentro do tempo recomendado pode significar uma grande economia.
Isso porque sabemos que todos esses equipamentos têm alto custo e o conserto também não é simples. Então manter a manutenção evita esse tipo de problema e ajuda na durabilidade de cada uma das máquinas.
Esse é um processo que pode ser criado por cada equipe desde que siga as orientações gerais e de maneira que possam ser cumpridos por todos os profissionais.
Pense em cada etapa das consultas
O atendimento ao cliente é outro ponto muito importante no processo, por isso precisa fazer parte do planejamento estratégico hospitalar. Para começar, pense na saudação do colaborador ao paciente que entra em contato por telefone ou whatsapp.
Pense em estratégias para confirmação de consultas ou de procedimentos, isso ajuda a reduzir as faltas não justificadas. Hoje existem diversos sistemas que possibilitam esse tipo de mensagem automática e facilitam a rotina dos recepcionistas.
Depois é preciso estabelecer as regras de atendimento presencial e também como será todo o processo desde a chegada até a consulta com o médico. E não termina ao sair do hospital, o tratamento após a consulta também é importante, inclusive para as melhorias do espaço.
Para isso envie um questionário sobre a satisfação com o atendimento e possíveis melhorias. Não precisa ser um documento extenso e cansativo, três perguntas são suficientes para entender como foi o atendimento e mostrar ao paciente sua preocupação com a satisfação do cliente.
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